GFC était vieillot, inadapté aux évolutions réglementaires et incompatible avec le numérique. OPALE devait replacer l'église au milieu du village.Force est de constater qu'il s'agit plutôt d'une usine à gaz. Résultats de notre enquête auprès des personnels administratifs de l'Académie de Strasbourg.
Résultats de notre enquête sur la mise en place du logiciel OPALE dans l’Académie de Strasbourg
Vous avez été 54 à avoir répondu à notre questionnaire : 37 utilisant déjà le logiciel et 17 qui vont bientôt l’expérimenter dans leur établissement. Le moment est venu de restituer vos avis.
OPALE va-t-il réussir le tour de force de faire regretter le logiciel GFC aux agent·es comptables, aux secrétaires généraux, aux secrétaires de gestion, voire aux chef·fe·s d’établissement?
Vous êtes en tout cas une majorité à porter de sérieuses réserves quant à l’utilisation de ce nouveau progiciel. GFC était vieillot, inadapté aux évolutions réglementaires et incompatible avec le numérique; OPALE devait replacer l’église au milieu du village. Force est de constater qu’il s’agit plutôt d’une usine à gaz.
OPALE, c’est avant tout un manque de lisibilité.
Ainsi les restitutions sont très mal faites, alors qu’avec GFC une simple recherche suffisait. Une recherche par activité, fournisseurs ou service? le menu déroulant répondait à toutes nos questions.
L’architecture d’OPALE n’invite pas non plus à la simplicité.
Un exemple: l’inadéquation entre les recettes et les dépenses. Non seulement les deux modules n’ont pas été développés avec la même logique, mais il faut se lancer dans un labyrinthe d’onglets pour extraire des informations (dont certaines n’ont d’ailleurs aucun intérêt). Enfin la recherche d’informations est des plus laborieuses. Par exemple, il est difficile de retrouver les écritures réalisées, sans compter les pièces jointes d’une facture traitée.
OPALE, c’est également un progiciel inabouti.
Outre son manque d’ergonomie, Opale est peu intuitif et les bloquants sont légion. A cela il faut ajouter les bugs (lenteurs, maintenance en pleine journée par exemple) et des validations intempestives (il suffit de penser au parcours pour traiter un avoir). On attend encore le module régie. Remarque juste d’un sondé : il n’y a pas de fenêtre d’information après la réalisation d’une opération. C’est un point primordial dans le développement du progiciel : on ne sait pas toujours ce que l’on fait, si c’est correct et surtout où est-ce que ça part!
OPALE, c’est inutilement complexe.
On ne compte plus le nombre de clics pour une opération. Il n’y a d’ailleurs pas d’harmonisation: une fois c’est la loupe, une fois le trombone, une fois le four; le traitement des factures n’est même pas identique selon que l’on soit dans le pré sas ou en CCP. Avec GFC, un seul clic suffisait… La perte de temps dans la gestion des opérations est souvent soulignée par les sondés. On peut prendre comme exemple le cheminement du paiement de l’engagement juridique à la demande de paiement. Les étapes sont trop nombreuses avec une logique de modules séparés. La complexité s’intensifie entre fonctionnalités manquantes (par exemple la saisie en masse des DDR) et inutiles (par exemple le module service fait ou des termes inadaptés). Surtout que l’on n’a pas le droit à l’erreur, sinon tout doit être détricoté, ce qui rajoute à la fois du stress et du temps perdu.
La gestion des droits constatés est emblématique de la complexité du progiciel, comme l’explique parfaitement un sondé:
« De toute évidence, le logiciel n’a pas été conçu pour le gestion des droits constatés et cela se ressent : il manque des listes de contrôle aisément accessibles, des documents faciles à générer, imprimer, exporter. Deux exemples très concrets d’inadéquation entre les besoins et l’outil : 1. une extraction au format Excel ne comporte pas le nom des élèves mais seulement leur identifiant ; lorsqu’à l’écran, vous vous retrouvez devant une liste comportant plusieurs pages, le tri alphabétique ne fonctionne que sur la page visible.«
Enfin OPALE, c’est la solitude des personnels.
L’utilisation du logiciel est source d’anxiété, voire de burn-out dans certains cas. Cela s’explique par les raisons évoquées plus haut, mais pas uniquement. Ainsi les formations restent très théoriques et peu pratiques.
Les personnels se sentent démunis une fois la session terminée et outre le réseau des collègues, il faut se référer à pléthore de fiches pratiques qui ne font que confirmer la complexité du progiciel.
Il est quasi impossible de trouver tout seul. Le manque d’accompagnement fait cruellement défaut et les ressources de type magistère sont très denses, générant encore une perte de temps. Autre point sous-estimé: un secrétaire général ne fait pas que de la gestion financière puisqu’il faut aussi s’occuper des agent·es, de la restauration, des problèmes matériels et logistiques du quotidien. Il ne peut se permettre de perdre encore plus de temps avec un progiciel chronophage comme OPALE, quand bien même il·elle est secondé·e par un·e secrétaire de gestion (quand il y en un·e !)
Face à ce constat quelles seraient les solutions?
De nombreux personnels proposent des pistes d’amélioration pour Opale.
Il faudrait tout d’abord que l’institution ne donne pas le sentiment de laisser tomber les personnels. Les formations doivent être moins tardives et mieux adaptées (les ressources Magistère sont parfois denses et on peut s’y perdre). L’évolution du logiciel devrait intégrer l’avis et le savoir-faire des secrétaires généraux, voire des secrétaires de gestion et de comptabilité. Un exemple? comme le suggère une sondée, créer un ‘espace documentaire’ pour les frais scolaires / voyages, pour y mettre les documents au lieu de joindre 200 fois la même PJ, une à chaque élève.
L’interface doit être revue et corrigée, en supprimant toutes les cases inutiles et en l’adaptant aux besoins de l’Éducation nationale. Par exemple, en utilisant les bons termes comptables ou en adaptant les tableaux de saisie, beaucoup trop détaillés voire inutiles qui induisent en confusion et stress.
GFC n’était pas parfait et dépassé, mais il avait d’indéniables avantages, ne serait-ce que sa simplicité. Les recherches d’information dans le progiciel sont laborieuses et l’harmonisation des pratiques n’est pas au rendez-vous (une seule manière de valider serait pourtant suffisante).
Mais surtout il n’y a pas de droit à l’erreur, ce qui pose de vrais problèmes techniques aux agents concernés, particulièrement lorsque l’on a omis des verrous ou alertes sur certaines actions.
Enfin, de nombreux agents réclament un interfaçage avec les logiciels de gestion de cantine, type Alise ou Turboself, ce qui n’est pas illogique puisque la situation actuelle multiplie le recours à trois logiciels (GFE,OPALE, Turbo/Alise)
Avec OPALE, nous sommes encore loin du compte. Outre ses manquements techniques, l’inquiétude vient surtout des personnels, qui n’hésitent pas à parler de burn out.
Laissons le dernier mot à une agent qui résume parfaitement la situation:
» on aurait dû nous fournir une souris ergonomique avec !!! »
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